Mensagem de confirmação de consulta: 6 modelos para o WhatsApp

Neste guia

Quando enviar O que a mensagem precisa ter Os 6 modelos Quem não respondeu Quem cancelou Perguntas frequentes

Resposta curta

Mande a confirmação na véspera, no fim da tarde. Diga o nome do paciente, o dia, o horário e com quem é o atendimento, e peça uma resposta simples: um link ou um “sim”. Para quem não respondeu, um segundo pedido curto na manhã do dia.

Quando enviar

Eu mando no fim da tarde da véspera, e recomendo o mesmo para a maioria dos consultórios: o paciente ainda consegue reorganizar o dia, e você ainda consegue oferecer a vaga se ele cancelar.

Consulta na segunda-feira: confirme na sexta, para não depender de mensagem lida no fim de semana.
Consulta marcada para o mesmo dia: dispensa confirmação. Mande só o endereço.
Primeira consulta: inclua o endereço e um ponto de referência.

O que a mensagem precisa ter

Quem está falando: o nome do consultório ou da clínica.
O nome do paciente.
Dia da semana, data e horário.
Com quem é o atendimento, quando há mais de um profissional.
Como responder: um link ou “responda SIM”.
Como remarcar, sem tom de cobrança.

Os 6 modelos

Troque o que está entre colchetes. Eles servem para consulta, sessão ou procedimento, e funcionam também se quem manda é você.

1Padrão

Oi, [Nome]! Aqui é a [Assistente], do [Consultório]. Sua consulta com [Profissional] é amanhã, [dia], às [hora]. Pode me confirmar respondendo SIM? Se precisar remarcar, é só me avisar por aqui.

2Mais formal

Olá, [Nome]. Confirmamos sua consulta com [Profissional] amanhã, [dia], às [hora], no endereço [Endereço]. Por favor, responda SIM para confirmar. Caso precise remarcar, avise por aqui com antecedência.

3Para sessão de terapia

Oi, [Nome]! Passando para lembrar da sua sessão amanhã, [dia], às [hora]. Me confirma por aqui? Se surgir algum imprevisto, me avise e a gente vê outro horário.

4Primeira consulta, com endereço

Oi, [Nome]! Sua primeira consulta com [Profissional] é amanhã, às [hora]. O endereço é [Endereço] ([ponto de referência]). Pode confirmar respondendo SIM? Qualquer dúvida para chegar, é só me chamar.

5Para quem já faltou

Oi, [Nome]! Sua consulta com [Profissional] é amanhã, às [hora]. Para manter o horário reservado, preciso da sua confirmação até [horário limite]. Se não puder vir, me avise, e eu ofereço o horário a outro paciente.

6Segundo pedido, no dia

Bom dia, [Nome]! Sua consulta é hoje, às [hora], e ainda não tenho sua confirmação. Consegue me responder por aqui?

Quem não respondeu

Mande um segundo pedido na manhã do dia, curto e sem cobrança (modelo 6). Se a consulta é à tarde e até o almoço ninguém respondeu, uma ligação rápida resolve antes de você decidir o que fazer com o horário.

Quem cancelou

Agradeça e ofereça outro horário na mesma mensagem. Depois, ofereça a vaga a quem pediu um horário e não conseguiu, uma pessoa por vez e com prazo para responder. É assim que eu faço com a lista de espera: ninguém recebe a mesma vaga ao mesmo tempo.

Se quiser, eu faço isso por você

Eu mando o lembrete às 18h da véspera, com link para confirmar ou cancelar, e um segundo pedido às 8h para quem não respondeu. Se o paciente cancela, ofereço a vaga a quem está na lista de espera.

Como funciona o lembrete

Perguntas frequentes

É melhor mandar link ou pedir para responder SIM?

Os dois funcionam. Com link, a resposta pode cair direto na agenda, se o seu sistema tiver isso. Com SIM, alguém precisa ler a resposta e marcar. Escolha o que você consegue acompanhar todo dia.

Posso mandar a confirmação por áudio?

Evite. O texto pode ser lido em qualquer lugar, e o paciente consegue reler o horário depois.

E se o paciente responder só com um emoji?

Um 👍 costuma ser confirmação, mas responda confirmando de volta: “Combinado, te espero amanhã às 15h.”